会場を出るまで責任をもって行動する
二次会が滞りなく終わり、退場するゲストの表情も明るく、新郎新婦も満足気。
そうなれば、この二次会は成功といえるでしょう幹事としてもホッとするところです。
でも、ここで任務が終わったわけではありません。
清算やあと片づけをし、会場をあとにするまでが幹事の仕事。
最後まで責任をもって行動しましょう。
会場への支払いは会計係とともに行うと安心です。
あと片づけは手分けして行い、忘れ物がないように最終確認をして会場関係者にお礼を告げましょう。
≪二次会終了後の流れ≫
1.会場への支払い
料理、ドリンクなど会場費を清算します。会計係にも立ち会ってもらうとよいでしょう。
領収書と明細を必ずもらい、内容を確認します。
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2.あと片づけ
ゲームで使った小道具、持ちこんだ機材、装飾に使ったものなどスタッフと手分けをして、速やかに撤収しましょう。
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3.忘れ物の確認
会場に忘れ物がないか確認をします。
ゲストの忘れ物は、新郎新婦にあずけ、持ち主に確認してもらいましょう。
持ち主がわからない場合も、新郎新婦にあずけ、後日ゲストに声をかけてもらうようにします。
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4.経費の精算
スタッフの中に経費を立て替えている人がいれば、領収書をもらって清算します。
ほかにも立て替えている人がいないか声をかけて清算しましょう。
また、領収書を忘れてすぐに立て替え金額がわからないスタッフには、支払う方法などを明確にしておきます。
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5.新郎新婦への報告
新郎新婦への会計報告は、後日、改めて行ってもかまいません。
収入(会費+あれば新郎新婦からの補助金)と支出(会場費+諸経費)の簡単な内訳表を作成して、領収書と一緒に新郎新婦に渡して報告します。
残ったお金があればきちんと返金しましょう。
\memo/三次会について
三次会を行う場合は、二次会の受付時に告知し、歓談時に出欠を確認するようにします。
リストを回したり、所定の位置に出欠席表を置いていくといいでしょう。
ゲストの退場時に最終人数の確定ができるようにするとスムーズです。
また、そのときに「三次会にご出席の方は、このあと○○へ移動をお願い致します」などと、司会がアナウンスをしましょう。
