結婚式の二次会を開催する際、意外と難しいのが招待状に関する準備です。招待状の形式や内容、送るタイミングなど、どういった点に気をつければ良いのでしょうか。今回は二次会の招待状に関するさまざまな情報をご紹介します。
招待状の形式はさまざま！
挙式や披露宴の招待状は紙のものが主流です。二次会に関しては、披露宴よりフランクな席ということもあり、メールによる招待状も多くみられます。紙の招待状とメールの招待状のメリット・デメリットには何があるでしょうか。
紙の招待状
見慣れている方も多い紙の招待状。紙にしか出せない質感やデザインにこだわりたいときにおすすめです。渡された側は思い出としても残しておけます。また、メールに慣れていない世代の方には、紙の招待状を渡すのが無難です。
デメリットは材料代や印刷費、郵送費がかかる点です。招待客が多いほど費用はかさみます。郵送費を抑えたい方は、メールのほうがおすすめです。
メール招待状
メールだと返信が簡単で、通信費もそれほどかかりません。記載事項に漏れがあった場合、確認をとるのもスムーズです。
デメリットは、メールの使い方をよく知らない方もいる点です。特に年配の方がゲストの際には注意が必要です。また、相手の設定次第では迷惑メール扱いされて届かないこともあります。
紙とメールにはそれぞれ一長一短あります。ゲストのことを考え、適したほうを選びましょう。
招待状に記載する内容は？
招待状の形式が決まったら、招待状に書く内容を考えましょう。基本的に記載しておくべきなのは会場・地図・日付・会費などです。
意外と書かれていないのが服装についてです。披露宴から参加の方はドレスアップしたままの服装で来ますが、二次会からの参加者は服装に迷います。ドレスコードを決めておけば準備もしやすくなるでしょう。
会場の名前や地図、アクセス方法なども記載しておくと便利です。披露宴会場からのアクセスや、公共交通機関からのアクセス方法も併せて調べ、載せておきましょう。
車を使う方がいる場合は、会場の駐車場台数や周辺のコインパーキングの情報も入れておきます。
新郎新婦の方針によっては、会費が男女で違うこともあります。その際はどちらが何円支払えば良いのか、はっきりとわかるように書きましょう。
忘れないようにしたいのが、返信の締め切りを記載しておくことです。招待状発送から2週間程度が締め切りの目安です。少なくとも二次会当日の1カ月前には出席者が確定できるようにしましょう。
最近はやりのWeb招待状
最近は、紙やメールのほか、Web招待状を使う方も増えてきています。Web招待状とは、その名のとおりWebサイトを使用した招待状のことです。
Web招待状を出すなら、まずは専用のWebサイトを作らなければなりません。招待客にはURLを送り、Webサイトにアクセスしてもらうことになります。Web招待状のURLは、メールのほかにLINEやSNSのダイレクトメッセージ、チャットなどでも送れます。
Web招待状のメリットは、出欠管理が楽になる点にもあります。サイトに出欠確認フォームを作れば、招待者はボタンひとつで出欠を送信できます。送った側はデータで出欠管理できるので、人数の把握や会費計算も行いやすくなるでしょう。
送る側はもちろん、参加者側にとってもメリットはあります。普段使っているスマートフォンからみられるため、当日も荷物が増えません。
Web招待状は、紙の招待状と同じくらい凝ったデザインのサイトも作れます。ただ、自分ではWebサイトの作り方がわからない方もいるでしょう。そういったニーズにこたえ、最近ではWeb招待状作成サービスもいくつか登場しています。費用やデザインの自由度、使い勝手など、ご自身に合ったサービスを選んで利用してみましょう。
ただ、目上の方にWeb招待状を送る際は配慮が必要です。特に年配の方の中には、紙以外の招待状は失礼だと感じてしまう方もいるようです。友人にはメールやWeb招待状、目上の方には紙の招待状など、使い分けることをおすすめします。
招待状を送るタイミングはいつが最適？
二次会の招待状は、挙式や披露宴のものと同じタイミングで送るのがベストとされています。相手にとっても都合がつけやすく、返信が集まる確率も高まるでしょう。
ただ、参加人数を確定させてから会費を決めたい場合は、招待状を送る前に聞き込みをし、参加が決まった方にだけ招待状を送ることもあります。そうなると招待状の到着が遅くなってしまいます。もし送付が二次会当日に近くなってしまっても、返信の猶予はもたせましょう。
反対に、告知が早すぎた場合は、直前の時期にもう一度確認連絡を回すのがおすすめです。
おわりに
招待状の内容や形式に配慮するのは、無用なトラブルを避けることにもつながります。招待状を作るときは参加者の気持ちになって、何が書いてあると助かるかを考えましょう。
