二次会の幹事は、こなさなければならないタスクがたくさんあります。当日を無事に迎えられるよう、新郎新婦や友人同士で協力しあいましょう。最近では、二次会準備に役立つさまざまなサービスも提供されています。うまく活用して、効率よく準備をすすめましょう。
二次会幹事を頼まれたら、まずはミーティング！
二次会の主役は新郎新婦です。幹事に決まったらミーティングを開き、新郎新婦がどういう二次会を作りたいか聞いておきましょう。複数人の幹事がいる場合は連絡事項が共有しやすいよう、LINEグループやメーリングリストなどを作成しておきたいところです。
新郎新婦からは、呼びたい人達を聞いておきましょう。ゲストの人数によって抑える会場も変わります。また、ゲストに友人が多い場合や会社の上司がいる場合など、ゲストによって二次会の内容も変化します。
忘れがちなのが、だれがどの作業をするか分担することです。ここを明確にしておけば減らせるトラブルもあります。ミーティングの際にしっかりと役割分担しておきましょう。
出席確認？ 会場探し？
人数を確定させてから会場を決めるか、参加者を予測して早めに会場を抑えておくか。どちらを選ぶかについては、優先させたいことによって変わります。
会費からできるだけ赤字が出ないようにするなら、人数を確定させてから会場を決めましょう。式場から近く立地の良い場所を抑えたいなら、先に会場を決めておいたほうが良さそうです。
会場選びの基準は新郎新婦がやりたいことによっても変わります。料理やドリンク重視なら味の評判が良いレストラン、派手な余興をしたいならステージのある宴会場など、適した場所を探しましょう。
会場が決まったら招待状を送り、出欠をとります。ただ、出欠のとりまとめは細かいことが多く手間がかかります。少しでも面倒を減らしたいという方は、「楽々Wedding招待状」の利用がおすすめです。「楽々Wedding招待状」なら簡単にWeb招待状が作れるほか、出欠管理や会費計算などができるサポート機能もついています。出席者の名簿も簡単にプリントアウトできるため、自分で一から表を作る必要もありません。二次会準備にかかる時間がかなり短縮できるでしょう。
便利な「楽々Wedding招待状」ですが、会費の事前決済機能を使わないのであれば、一切お金を払う必要はありません。無料で会員登録をするだけで利用できます。スマートフォンやタブレット、パソコンなどで簡単にWeb招待状が作れるのもメリットです。招待状のデザインも豊富なため、結婚式のイメージに合ったものが見つかるでしょう。
二次会で行うゲームや景品を決めよう！
盛り上がる二次会にしたいなら、ゲームや演奏などの余興を考えましょう。オーソドックスなのはビンゴゲームです。景品を用意しておけば、参加者も大いに盛り上がってくれるでしょう。
ビンゴゲームで必要な道具は、二次会会場で貸し出されていることもあります。ない場合は、購入するか、レンタルサービスを利用しましょう。予算を節約したいときは手作りもおすすめです。事前に数字を書いた紙を用意しておき、1枚ずつ引いて読み上げましょう。
司会者は幹事本人が行うか、盛り上げ上手な人に頼むのがおすすめです。幹事以外に頼むなら、当日までに打ち合わせを忘れずに行いましょう。
当日も二次会が終わるまで気が抜けない！
事前準備が終わっても、当日の二次会が終わるまで気は抜けません。当日は参加者よりも早く会場へ向かいます。飾りつけや受付など、必要な準備を済ませるためです。
参加予定だったものの、直前キャンセルする方は意外といるものです。このとき気をつけておきたいのがキャンセル者分の料金です。会場次第では直前キャンセルができないため、赤字が出てしまう可能性もあります。予算は余裕をもって見積もっておき、当日はお金を多めに準備しておきましょう。また、赤字になった場合のお金はどうやって補填するか、前もって新郎新婦に確認しておくのがおすすめです。
当日の受付は混雑します。スムーズにゲストを招き入れられるよう、流れを考えておきましょう。名簿や筆記用具、つり銭など、受付に必要なものはまとめて用意しておきましょう。
二次会が終わったら、ゲストを見送ってから撤収作業に移ります。次に会場を利用する団体がいる場合は、後片付けの時間が足りなくなることもあります。時間にどの程度の余裕があるか、会場に確認しておきましょう。
おわりに
二次会幹事の仕事はたくさんあります。現在は二次会幹事に役立つ便利なサービスがたくさんあるため、できるだけ利用して準備の手間を省きましょう。
ビンゴゲームを行うときは、セット景品を利用するのがおすすめです。セット景品なら、景品を一つひとつ選ぶ時間が短縮できます。景品スタイルでは予算や目玉商品などに応じて、さまざまなセット景品をご用意しています。単品で購入するよりもおトクなため、ぜひご利用ください。
