皆さんこんにちは。景品スタイルです。
今回は幹事様のお役立ち情報として、新郎新婦から二次会幹事を頼まれた時のやることをお伝えしていきます。「幹事を頼まれるのは初めてでどうしたら良いか分からない」という方や「昔やったけど今はどんなことをすれば良いのか忘れてしまった」という方は、是非最後までチェックして下さいね！
まずは幹事同士連絡が取り合えるよう、お互いの連絡先を交換しておきましょう。グループLINEにして共有出来るかたちにしておくと後々楽になります。代表幹事であれば進んで皆がコミュニケーションを取れる場を設けましょう。
新郎新婦に確認しておくこと
・会場はすでに予約済みとなっているか
（決まっているようであれば会場担当者の連絡先や会場を抑えている時間などを把握しておきましょう）※受付開始時間や終了時間、完全退出の時間もしっかりと間違いが無いように確認すると良いでしょう。また、受付開始前に幹事の準備する時間があるかどうかも事前に聞いておきましょう。
・予定人数はどのくらいか
もし新郎新婦がweb招待状を使用している場合は、代表幹事は登録しておくと人数の把握が出来るので何かと便利です。予定人数により、ゲームを何するか考えるときや景品を購入する際に何点何万円セットにするかなど決めるときに、スームズに検討することが出来ます。また、人数を把握しておくことで新郎新婦に回答を待つ時間もなくなるので時間の短縮ともなります。
・新郎新婦が結婚式二次会で大事にしたいテーマや絶対にやりたいことや二次会ではやってほしくないことなどを聞き出す
あくまでも、二次会の主役は新郎新婦のお二人です。代表幹事は新郎新婦の意見を取り入れつつ、幹事達と話し合い素敵な会を作り上げなくてはいけません。忙しい中計画を立てたり、備品を揃えたりしなくてはいけないのでプライベートが忙しい方だと時間があまり取れません。最初に新郎新婦へ要望を聞いておけば、後での変更が減るので最初に聞いておくことをおすすめ致します。
・予算について
会費はいくら程にするのか、自費は出すのか、会費内で全て賄うのか確認しましょう。会場の飲食代やウェディングケーキを含む、見積書も一緒に共有すると、会費でいくら集まって、会場への支払いから余った分で何を用意しなくてはいけないかを考えるとイメージが膨らみます。そこから、必要備品や景品を購入すると良いでしょう。
・会場装飾や会場のレイアウトについて希望はあるか
新郎新婦が何か装飾品を準備するのであれば、幹事準備時間の際にセッティングをしなければなりません。その辺りの指示も事前にもらえれば、当日バタバタすることはありません。もし結婚式から使用したウェルカムボードやお花・装飾品が必要であれば誰が運ぶのかも決めておきましょう。式場から持ってき忘れたとなると大変です。
新郎新婦に確認したことを、まとめLINEグループで共有しておくと後ほどの幹事同士の打ち合わせでスムーズに話が出来ます。LINEグループにノートを作成してメモを作っておくと便利です。
新郎新婦にヒアリングした後は、会場の下見予約を入れます。事前に会場の広さや映像・音響設備を確認しておきましょう。会場にもよりますが、全着席なのか、半立食なのか、完全立食なのかも確認しておきましょう。可能であれば他の幹事も誘って下見を行うとイメージが膨らみ、ゲーム内容やタイムスケジュールの相談もしやすくなります。結婚式二次会まで時間の無い方は、会場下見の後に幹事同士の打ち合わせをスケジュールしておきましょう。別日ではなく会場下見をして、その後に打ち合わせを行う約束をすると他の方もスケジュールが立てやすく集まりやすいです。
幹事打ち合わせ：幹事同士の打ち合わせで決めることを事前に共有しておきましょう。当日の打ち合わせでグダグダしてしまうと、結局何も決まらずまた別日で集まるか代表幹事が一人で内容を決めていくかとなってしまいます。
幹事同士で打ち合わせで決めること
・当日のタイムスケジュール
（例：幹事準備入り15:30受付開始：16:00スタート16:30新郎新婦入場、新郎挨拶、乾杯、ケーキカット、歓談17:00〜17:30ゲーム17:30~18:00サプライズ、新郎挨拶、退場18:30 片付け19:00)など一連の流れは代表幹事が打ち合わせ前に決めておくと、打ち合わせがスムーズにすすみます。他の幹事の意見も取り入れながら随時変更していきましょう。
・ゲーム内容
これはみんなで意見も出し合って決めていきましょう。個人戦にするのかグループ戦にするのか、ゲーム司会はチェンジして盛り上げるのか、幹事同士で話合って決めましょう。
・景品内容
代表幹事が準備する場合は、買いに行く手間を減らしネットで購入をしましょう。こちらは幹事で話合うというよりかは、代表幹事が２セット程候補を出し、新郎新婦に決めてもらうか幹事に多数決してもらうと良いと思います。景品セットが断然お得で楽ですので、予算と点数さえ決めておけば直ぐに決定出来る内容です。追加で準備したいものがあれば、手配するくらいで良いと思います。配送に関しても、景品スタイルでは会場へ直接配送可能としています。予め担当者と連絡と取り合い、景品を配送する旨を伝えておきましょう。結婚式からの装飾や備品や花などの荷物がある場合は、直接配送をおすすめ致します。少しでも手荷物を減らし、幹事の負担を減らしましょう。
・新郎、もしくは新婦からのサプライズはあるか
・新郎新婦へのサプライズは何かするか
・会場BGMについて
幹事同士で打ち合わせした内容をまとめて、代表幹事は後日再度共有しておきましょう。あとはゲームで必要な備品の準備や景品の手配、BGMの準備、もしあれば新郎新婦のサプライズの準備をすれば、準備完了です。代表幹事一人で準備するのではなく、手分けして準備をしていきましょう。準備する時間も大切な思い出となります。ここまで準備出来れば当日はバッチリです。幹事は大変な仕事ですが、新郎新婦の一生に一度の機会でお手伝いが出来る素敵な役割です。是非楽しんで取り組んで頂ければと思います♪
景品スタイルでは、結婚式二次会やお披露目会で準備する景品セットを多数ご用意しております。定番のテーマパークチケットやブランド牛、高級海鮮類など、結婚式二次会向けに組まれています。流行りの高級家電、お洒落家具などもございます。是非ご利用下さい。
本日は以上となります。次回の更新もお楽しみに！
